Seguimiento de producción: llevar los datos del taller al ERP

En el taller, la información más fiable está en las notas escritas al margen de la orden de trabajo: cuántas piezas se cortaron, cuántas salieron como merma, qué trabajo esperó y por qué. El problema es que, cuando estas notas llegan a la oficina, o están incompletas o llegan demasiado tarde. El seguimiento de producción consiste en llevar un registro de en qué etapa del taller está un trabajo y cuánto material y trabajo consume; al combinarse con el ERP, este registro alimenta también las decisiones de stock, costo y envío.

En este artículo explicamos dónde nace el dato de producción en el taller, por qué vía llega al ERP y qué decisiones hay que tomar al recoger los datos. Del lado del ERP tomamos como ejemplo el área de producción de YazSis ERP.

¿Dónde nace el dato en el taller?

La información de producción no nace en un solo lugar, sino en pequeñas piezas a lo largo del flujo del trabajo. Cada pieza puede ser la respuesta a una pregunta en la oficina; pero si no se registra, solo queda en la memoria del maestro del taller.

• Salida de material: ¿cuánta materia prima se retiró del almacén para qué trabajo, de qué lote o serie?
• Inicio y fin de la operación: ¿en qué estación empezó el trabajo, cuándo terminó, dónde esperó?
• Cantidad producida: cantidad de producto terminado y semiterminado, cantidad que pasó y que no pasó el control.
• Merma: ¿cuánto material se perdió y por qué: corte defectuoso, defecto del material, pérdida por ajuste?
• Movimiento de subcontratación: ¿qué trabajo salió del taller, en qué cantidad y cuándo regresó?

Imagine una pequeña escena: un cliente pregunta por la fecha de envío. El comercial llama al taller y el maestro dice “está por terminar”. En el sistema la orden de trabajo está abierta, pero no hay ningún registro que muestre en qué etapa está el trabajo. El comercial le da al cliente una fecha estimada; si el trabajo se retrasa, esa fecha queda como una promesa hecha por ventas, no por el taller. La verdadera función del seguimiento de producción es, en casos como este, sustituir la información estimada por información registrada.

El camino del dato en el ERP

Para que los datos del taller tengan sentido en el ERP, primero debe estar definida una estructura de producción. La lista de materiales y la receta responden a “con qué se fabrica este producto”; la orden de trabajo, a “cuánto, cuándo y en qué orden”. Una vez asentadas estas dos, cada registro del taller que llega encuentra su correspondencia en el sistema:

1. Se preparan la lista de materiales y la receta; se define de qué materiales y en qué cantidades se compone cada producto terminado.
2. Desde un pedido o una necesidad de stock se abre una orden de trabajo; la orden lleva la cantidad a producir y el plazo.
3. El material sale del almacén hacia la orden de trabajo; el stock baja con el mismo movimiento.
4. Se registran la cantidad producida en el taller y la merma; la orden de trabajo se cierra parcial o totalmente.
5. El producto terminado entra en stock y queda listo para el envío; el material y la merma reales se reflejan en el costo.
6. La dirección ve la diferencia de rendimiento y de costo junto al valor planificado.

El eslabón más crítico de esta cadena es vincular la salida de material a una orden de trabajo. Si el material sale del almacén sin orden de trabajo, no se pueden calcular correctamente ni la merma ni el costo. Por eso muchas empresas empiezan, como primer paso, vinculando las salidas de almacén a la orden de trabajo; registrar con más frecuencia en el taller viene después.

Llevar el registro en el taller no debe ser una tarea secundaria del trabajo, sino un paso del trabajo.

Subcontratación: el trabajo que sale del taller

En muchas producciones, parte del trabajo se hace fuera: recubrimiento, pintura, tratamiento térmico, una operación especial. El material que va a subcontratación, si no se sigue en el sistema, pasado un tiempo queda esperando en un lugar que nadie conoce bien. Si en el ERP el trabajo subcontratado también se abre como un paso de la orden de trabajo, siguen siendo visibles qué material está con quién, cuándo volverá y qué parte resulta utilizable a la vuelta. El cálculo de merma y de rendimiento también se construye para incluir los trabajos externos.

Cinco decisiones antes de recoger datos

• ¿Quién registrará? ¿El maestro, el responsable de estación, el jefe de turno? El registro debe poder hacerlo, con el menor esfuerzo, la persona más cercana a quien hace el trabajo.
• ¿En qué momentos se registrará? ¿En cada operación o solo al cierre de la orden de trabajo? Cuanto más frecuente es el registro, más detalle, pero también más carga.
• ¿Cómo se clasificará la merma? En lugar de texto libre, una lista corta de causas hace posible la evaluación mensual.
• ¿Cómo se construirá la trazabilidad? El uso de lote, serie y código de barras sirve para mostrar después qué material se usó en qué producto terminado.
• ¿Qué pasará si el registro se retrasa? También puede haber una carga masiva al final del turno; lo importante es que este retraso se conozca claramente en los informes.

¿Qué empieza a ver la dirección?

Cuando los datos empiezan a fluir con regularidad, cambian las respuestas. A la pregunta “¿por qué se retrasó este trabajo?” se responde con un registro que muestra cuánto esperó en qué estación. A “¿realmente ganamos dinero con este producto?” se responde mirando el costo calculado a partir del material planificado y real y de la merma. La vista de KPI e informes en tiempo real de YazSis ERP apunta a consultar estas preguntas sin preparar archivos aparte.

Si desea conversar sobre el enfoque para llevar los datos de su taller al ERP, puede echar un vistazo a las áreas de la página de YazSis ERP.