No perder fechas de inspecciones, licencias y contratos: recordatorio periódico

Si la fecha de renovación de una licencia está en la tercera pestaña de la hoja de cálculo de un empleado, el día que ese empleado se va de permiso la fecha también se va de permiso. Un programa de seguimiento de controles periódicos es el software que vigila las fechas de inspecciones, licencias, contratos, mantenimientos y controles con reglas de repetición y emite avisos previos escalonados cuando la fecha se acerca.

En este artículo explicamos por qué se pierden las fechas críticas y cómo evitarlo, a partir del Módulo Recordatorio de YazSis KurumsalPortal.

¿Por qué se pierden las fechas críticas?

• La fecha está en el archivo o en el calendario de una sola persona; cuando esa persona cambia, se va de permiso o cambia de destino, la información se pierde con ella.
• El periodo de renovación se calcula de nuevo cada vez y la regla de repetición no está escrita; por eso la fecha del periodo anterior puede recordarse mal.
• No hay avisos; la fecha solo se descubre el último día o cuando un cliente o una entidad pregunta, y el trámite se hace con prisas.
• No hay registro de si el control se realizó ni de cuándo; cuando hace falta mirar atrás, solo quedan recuerdos.

Nada de esto es un problema de descuido; es un problema de sistema. Mientras recordar la fecha dependa de las personas, cada fecha perdida anuncia la siguiente. El recordatorio traslada el seguimiento de la buena voluntad de la persona a la propia regla: la fecha, la regla de repetición y el aviso se definen una vez y el resto sigue desde el registro.

¿Cómo funciona el Módulo Recordatorio en cinco pasos?

1. Cree el registro. Se abre un registro para una inspección, licencia, contrato, mantenimiento o control periódico. Escribir con claridad qué se sigue y quién es el responsable evita que, cuando llegue el aviso, alguien se pregunte «¿y esto qué era?».
2. Fije la fecha. La fecha crítica se introduce en el registro.
3. Elija la regla de repetición. Si el control se repite a intervalos, la regla se define una vez y los periodos siguientes se vigilan según ella.
4. Deje el aviso en manos del sistema. El sistema envía avisos previos escalonados a medida que se acerca la fecha.
5. Registre la finalización. Cuando se realiza el control, se registra su finalización y el historial del control se consulta desde un solo lugar.

Pongamos un ejemplo ficticio: en unas instalaciones, el control periódico de un equipo de trabajo se hace a intervalos fijos. Servicios generales abre el registro, introduce la fecha del control y elige la regla de repetición. Treinta días antes de la fecha, el portal envía el primer aviso mediante notificación del portal, correo electrónico y SMS; en ese momento se planifica la cita con la empresa que hará el control. Cuando faltan 7 días se comprueba si la cita está concertada y, cuando falta 1 día, llega el último aviso. Al realizarse el control, se registra la finalización y el periodo siguiente se vigila con la misma regla.

La lógica de 30, 7 y 1 día

El módulo emite avisos previos escalonados 30, 7 y 1 día antes de la fecha crítica. Así, la inspección, la licencia o la renovación del contrato puede planificarse sin dejarla para el último día. En la práctica, puede leer estos tres avisos así:

• A 30 días: es el momento de planificar. Se comprueba de quién es el asunto y si ya ha empezado el proceso de cita o de presupuesto.
• A 7 días: el asunto debe tener un hueco en el calendario. Si todavía no se ha dado ningún paso, ahora es el momento.
• A 1 día: última comprobación. Si queda algo sin hacer, ya no es un aviso, sino una urgencia.

¿Desde dónde y cómo llegan los avisos?

Los avisos pueden enviarse como notificación del portal, correo electrónico y SMS. El correo electrónico se envía con la cuenta SMTP propia de la entidad y los SMS, con su propia cuenta de NetGSM.

¿Qué registros conviene introducir?

En el módulo se siguen las fechas de inspecciones, licencias, contratos, mantenimientos y controles periódicos. Las fechas de control de equipos de trabajo, los plazos de licencias y documentos o las renovaciones de contratos se reúnen en una sola lista. Los equipos trabajan sobre los mismos registros; así no hace falta llevar una hoja distinta para cada categoría y no se discute quién tiene cada fecha.

Cada equipo sigue sus fechas en el mismo lugar

• Servicios generales: gestionan el calendario general de la entidad, como licencias, plazos de documentos y renovaciones de contratos.
• RR. HH.: vigilan los documentos con vigencia ligados a los empleados y sus fechas de renovación.
• Equipos de calidad y mantenimiento: siguen con reglas de repetición las fechas de controles periódicos, inspecciones y mantenimientos, y anotan en el historial cada control completado.

Para empezar, elija cinco o seis registros cuya fecha perdida cause más problemas y comience con ellos. Designe un equipo responsable para cada registro; cuando llegue el aviso, debe estar claro desde el principio quién actúa, porque de lo contrario el aviso también se convierte en un mensaje que cada uno espera que atienda otro. La lista se irá ampliando sola a medida que se use. El resultado esperado: fechas críticas que no se pierden, menos seguimiento manual y un orden que no depende de la memoria de las personas. No perder fechas no es un esfuerzo puntual, sino un hábito que se repite en cada periodo; el módulo ata ese hábito al registro y no a las personas.

Los detalles del módulo los encontrará en la página Módulo Recordatorio y el resto de la plataforma en la página de KurumsalPortal.