Cómo migrar a un ERP: pasos de migración de datos, trabajo en paralelo y puesta en marcha

Viernes por la tarde. El lunes por la mañana, ¿qué programa abrirá la persona que introduzca el nuevo pedido? ¿En qué sistema se registrará el recuento del almacén? ¿Están los pedidos abiertos del programa antiguo en el sistema nuevo? Estas preguntas suelen hacerse justo antes de la migración, en la última reunión, y nadie tiene la respuesta. La dificultad de una migración a un ERP no es instalar el software, sino dar esas respuestas de antemano; el día de la puesta en marcha es el momento más caro para buscarlas. La migración a un ERP es el proceso por el que una empresa pasa sus procesos de ventas, compras, existencias, producción y finanzas desde herramientas antiguas (Excel, un programa antiguo, papel) a un nuevo sistema ERP, trasladando juntos los datos y los hábitos de trabajo.

Si se siguen las fases siguientes por orden, la migración no queda comprimida en un único fin de semana arriesgado. Digamos desde el principio que los plazos varían según el proyecto; este artículo no promete un calendario, sino que explica cómo saber qué se ha terminado en cada fase.

Fases de la migración a un ERP y criterio de cierre de cada una

¿Cómo trasladamos los datos de existencias y de cuentas del programa antiguo al nuevo ERP?

Antes de migrar los datos, decida también qué va a dejar atrás del programa antiguo. Si se llevan al sistema nuevo las fichas de existencias inactivas acumuladas durante años, las cuentas de clientes y proveedores con las que ya no se trabajará y los pedidos cerrados, las listas se llenan, las búsquedas se vuelven lentas y los usuarios eligen la ficha equivocada. Los registros históricos pueden quedarse en el sistema antiguo en solo lectura; en el nuevo solo entran los datos que serán útiles a partir de hoy.

Decida primero qué se va a trasladar y después cómo. El riesgo de cada tipo de dato es distinto; la tabla siguiente resume los datos que se trasladan con más frecuencia y el método de control para cada uno.

La regla es sencilla: en todo lugar donde traslade una cifra, ponga lado a lado los totales de antes y de después del traslado. Si la cantidad, el saldo o el número de registros no cuadran, no dé la carga por terminada.

Importar datos de Excel a un ERP: ¿automatizado o a mano?

Para una carga única desde Excel, a menudo basta una plantilla bien preparada: encabezados de columna fijos, un código único en cada fila, unidades y categorías escritas de una sola manera. Si el volumen es pequeño, la carga puede hacerse desde la pantalla de importación; si es grande, si los códigos son incoherentes o si se van a unir datos de varios archivos, puede hacer falta escribir un script de carga. El método se define según el proyecto; no ofrecemos una herramienta de migración preparada ni promesas de plazos. Que un archivo fluya con regularidad hacia el ERP (por ejemplo, que cada mañana se incorpore una exportación diaria de Excel) es, en cambio, algo distinto de un traslado único: es un asunto de integración.

¿Cómo se gestionan el trabajo en paralelo y la puesta en marcha?

El trabajo en paralelo consiste en ejecutar durante un periodo determinado las mismas operaciones también en el sistema nuevo y comparar los resultados con el método antiguo. Exige un esfuerzo adicional; a cambio, da confianza en los cálculos críticos, como el cierre mensual y los saldos de existencias y de cuentas. No es obligatorio en todas las empresas, pero debe considerarse en los procesos en los que el coste de un error es alto. El día de la puesta en marcha se sigue este orden:

1. Se toma el último corte de datos y, a partir de ese momento, no se introducen registros nuevos en el sistema antiguo.
2. Se cargan en el sistema nuevo los saldos de apertura, las existencias y los pedidos abiertos.
3. Los totales de control se comparan con el registro antiguo; si hay diferencias, no se pasa a producción.
4. El sistema antiguo pasa a solo lectura; se conserva en el archivo para consultas retrospectivas.
5. El primer día, cada rol tiene a su lado a una persona de apoyo.
6. Las condiciones de vuelta atrás están escritas desde el principio: en qué caso, quién decide y cómo se vuelve.

¿Cómo se prepara a los usuarios para la migración?

Aunque la parte técnica de la migración se haga bien, si los usuarios vuelven a la costumbre antigua el sistema se queda vacío. Para la preparación, planifique estas cuatro cosas:

• Prueba por roles: que el almacenero, el responsable de compras y el representante de ventas hagan su propio trabajo real de principio a fin en el entorno de pruebas.
• Cierre del hábito: después de la puesta en marcha, comunique con claridad que los antiguos archivos de Excel no se actualizarán y que el lugar de registro es el sistema nuevo.
• Punto de apoyo del primer periodo: designe a una sola persona o un solo canal para recoger las preguntas; así se evita que la misma duda llegue de diez personas.
• Ciclo de opiniones: haga una lista de las carencias y de las peticiones de adaptación que surjan en el primer periodo y póngalas por orden de prioridad.

La puesta en marcha no es un final, sino el primer punto de medición. Comprobar una vez más, al terminar el primer periodo, que el recuento de existencias, los pedidos abiertos y los saldos de cuentas cuadran con el sistema es la forma más barata de atrapar los errores restantes cuando todavía son pequeños.

Gestionar la migración con Excel: ¿dónde sirve y dónde no basta?

Llevar en Excel el plan de migración, la tabla de mapeo de campos y la lista de diferencias funciona perfectamente; todos conocen la herramienta y no requiere ninguna instalación adicional. Los puntos en los que flaquea son conocidos:

• Las versiones de la tabla de mapeo se multiplican y se confunde cuál es la vigente.
• Los responsables de los datos depuran cada uno sus propios archivos por separado y la unificación se convierte en un trabajo aparte.
• A medida que crece la lista de diferencias, no se puede seguir quién ha cerrado cada una.
• Si la carga de prueba se hace a mano cada vez que se repite, el error humano se cuela en la propia carga.

¿Cómo abordan la migración YazSis ERP y la parte de integración?

Uno de los principios de la página de YazSis ERP es conservar el sistema actual: se completan los procesos que faltan sin desmontar un ERP que funciona y los datos se unen mediante integraciones de API y de base de datos. Es decir, no toda migración tiene que ser del tipo “cerrar del todo lo antiguo y abrir lo nuevo”; para algunas empresas, avanzar de forma gradual es menos arriesgado. El alcance se define en cada proyecto con el análisis de necesidades.

La página de Integración explica cómo unir en un flujo de datos controlado el ERP con la contabilidad, la nómina y el control de asistencia (PDKS), el CRM y el comercio electrónico, el banco, la producción y el almacén, y los sistemas de SMS y de correo electrónico. Cuatro principios valen también para el plan de migración: determinar la fuente única y fiable para cada campo de datos, diseñar el sentido, la frecuencia y los escenarios de error del flujo, montar los registros, los permisos, los reintentos y la validación de datos, y hacer visible la salud de la integración. Si durante la migración los dos sistemas llevan registro del mismo campo, surge la pregunta “¿cuál es el correcto?”; por eso el principio de fuente única es también el primer punto del plan de migración.

Si quiere evaluar conjuntamente el alcance de su migración a un ERP y su necesidad de traslado de datos, puede solicitar una reunión desde las páginas de ERP e Integración.