Qué tener en cuenta al elegir un ERP: aclare esto antes de hablar con el proveedor

Ha hablado con tres proveedores. Las tres demos transcurrieron con pantallas limpias, informes rápidos y muchos módulos. Tiene que decidir y solo le queda la impresión de que “todas parecían buenas”. Los directivos están contentos y los proveedores, entusiasmados; pero sus pedidos, sus códigos de existencias y su cadena de aprobaciones no aparecieron en ninguna demo. Porque la demo muestra el proceso del proveedor, no el suyo. Un sistema ERP (planificación de recursos empresariales) es el software que reúne en un único flujo de datos procesos como ventas, compras, existencias, producción y finanzas; y la elección correcta depende menos de lo bonitas que sean las pantallas que de lo cerca que encaje de la forma de trabajar de su empresa.

Este artículo es una lista de verificación de lo que debe aclarar en su empresa antes de hablar con el proveedor. No contiene comparaciones de productos, precios ni competidores.

¿Es un ERP lo mismo que un programa de contabilidad?

Un programa de contabilidad lleva los registros financieros: factura, cobro, pago, plan de cuentas. Un ERP abarca también la operación que genera ese registro: oferta, pedido, solicitud de compra, movimiento de existencias, orden de producción. La diferencia se ve en el flujo. En el programa de contabilidad se introduce la factura cuando el trabajo ya ha terminado; en el ERP, el pedido, el envío, la salida de existencias y el registro financiero son partes del mismo flujo. En la práctica, muchas empresas, aunque utilicen un ERP, siguen trabajando con un contador externo y con un software de contabilidad; por eso, el flujo de datos entre el ERP y el software de contabilidad es una de las primeras preguntas que hacer.

¿Qué es un sistema ERP para una pyme?

Un ERP para pymes es un ERP que hace el mismo trabajo con un equipo más pequeño y menos formalidades; pero lo decisivo no es el tamaño de la empresa, sino el número de procesos. Una fábrica de quince personas puede gestionar más procesos que una empresa comercial de veinte. En lugar de preguntar “¿es adecuado para una pyme?”, pregunte “¿qué procesos que hoy llevo con Excel y WhatsApp se rompen?”; esa respuesta determina la necesidad de un ERP.

Criterios que hay que aclarar antes de hablar con el proveedor

De las ocho filas de la tabla, el criterio del que menos se habla pero que más problemas causa es la adopción por los usuarios. Quien compra el sistema y quien lo va a usar cada día no suelen ser la misma persona. Si el almacenero, el representante de ventas y el jefe de producción no participan en el proceso de selección, el sistema se instala sobre el papel, pero en el terreno se vuelve a Excel. Lleve a la demo al menos a un usuario final y pregúntele: “¿puedes hacer tu trabajo en esta pantalla?”.

¿Paquete estándar o ERP adaptado a su modelo de trabajo?

Lo bueno del paquete estándar son las pantallas conocidas, un arranque más rápido y una estructura común que usan empresas similares. Lo malo es que, cuando su proceso no encaja en el paquete, o cambia el proceso o quedan archivos de Excel fuera del paquete. El ERP adaptado se configura según sus procesos, su estructura de aprobaciones y sus integraciones; a cambio, requiere tiempo para el análisis de necesidades y a una persona que decida, y a medida que crece el alcance se convierte en un proyecto que hay que gestionar. Ninguna de las dos opciones es correcta en todos los casos; fíjese en qué parte de sus procesos es estándar.

El enfoque de ERP de YazSis se acerca al segundo grupo. En la página se plantea reunir en el mismo flujo de datos los procesos de ventas, compras, existencias y almacén, producción, finanzas y gestión según el modelo de trabajo real de la empresa. Los principios se resumen en cuatro apartados: conservar el sistema actual (completar los procesos que faltan sin desmontar un ERP que funciona), ampliarlo con módulos a medida, unir los datos mediante integraciones de API y de base de datos, y medir y mejorar con informes de gestión. Para un flujo de trabajo que el producto estándar no cubre entra en juego el desarrollo de software a medida. Cabe señalar también que, si sus procesos son en gran medida estándar, un paquete listo para usar puede dar menos trabajo.

¿Hasta cuándo basta con trabajar con Excel y un programa de contabilidad?

En un negocio con pocos productos, un solo almacén y unos pocos empleados, Excel y un software de contabilidad son más que suficientes; en ese caso, comprar un ERP solo aportaría una complejidad innecesaria. Fíjese cuando empiecen a acumularse las señales que deberían ponerlo sobre la mesa:

• Los datos del mismo cliente o producto se introducen en tres archivos distintos y no cuadran.
• El recuento de existencias y las existencias registradas se desvían constantemente.
• La información pasa de ventas a producción o a compras de palabra; la pregunta “¿dónde está ese pedido?” se responde por teléfono.
• Los cálculos de costes y precios están en un archivo en el ordenador de una persona.
• El informe de gestión le lleva días a una persona y, cuando sale, ya está desfasado.
• Las aprobaciones se quedan en el correo o en WhatsApp y después no se puede averiguar quién aprobó qué.

¿Por dónde debo empezar a elegir un ERP para una fábrica de 50 personas?

Un ejemplo hipotético: un fabricante con cincuenta empleados que compra semielaborados y hace el montaje. Los pedidos llegan por teléfono y por correo, las existencias están en Excel, las órdenes de producción en papel y la contabilidad está en manos de un contador externo. Los pasos que hay que dar antes de hablar con el proveedor son estos:

1. Dibuje en una sola página la línea de entrega: oferta, pedido, compras, producción, envío y cobro.
2. En cada paso, marque la herramienta y el punto de espera: ¿quién usa qué archivo y dónde se detiene el trabajo?
3. Elija los dos o tres pasos en los que más tiempo y errores se pierden: que el alcance de la primera fase sean estos, no todos a la vez.
4. Determine los responsables de los datos: ¿quién tiene los códigos de existencias, la lista de clientes y las listas de materiales, y quién los depurará?
5. Escriba su propio escenario para la demo: muestre el flujo de un pedido real, con una lista de materiales real y con una falta real de existencias.
6. Puntúe los criterios: aplique la tabla anterior a los proveedores con las mismas preguntas y evalúe aparte si, tras la puesta en marcha, los usuarios van a usar realmente el sistema.

En este ejemplo, una primera fase razonable podría ser conectar en el mismo flujo las existencias y las compras con la orden de producción: el material contado en el almacén alimenta la solicitud de compra y la orden de producción. Las ventas, las finanzas y los informes de gestión se añaden en una segunda fase a la misma infraestructura de datos. Qué orden es el correcto para usted lo determina su mapa de procesos; el orden de otra empresa puede no ser el correcto para la suya.

El error más frecuente es mantener un alcance amplio desde el principio. Los proyectos que intentan trasladarlo todo de una vez chocan con las costumbres de los usuarios. Asentar primero el proceso que más duele y añadir los demás después a la misma infraestructura de datos reduce tanto el riesgo como la carga de formación.

Antes de decidir, pida por escrito al proveedor

Lo que se dice en la demo es verbal; lo que vale en el proyecto es el alcance escrito. Antes de la reunión de decisión, pida la respuesta por escrito a estos seis asuntos:

• Qué procesos se pondrán en producción en la primera fase y con qué grupo de usuarios.
• El alcance de la migración de datos y quién es responsable de la depuración.
• La lista de sistemas que se integrarán, el sentido de los datos y a quién se avisará cuando haya un error.
• El plan de formación y de puesta en marcha; qué apoyo recibirá cada rol y en qué medida.
• Cómo se montará la matriz de permisos y cómo se llevarán los registros de cambios.
• Cómo se tratará y aprobará una nueva necesidad surgida durante el proyecto.

Esta lista no sirve para poner a prueba al proveedor, sino para asegurarse de que ambas partes hablan del mismo proyecto. Si las respuestas son vagas, eso también es una información importante: un alcance impreciso será después el asunto más discutido.

Si quiere hablar de su necesidad de ERP junto con sus propios procesos, puede solicitar una reunión desde la página de ERP.