Cuenta corriente del distribuidor y visibilidad de cobros: ¿cuánto debe el distribuidor?

“¿Cuánto debe este distribuidor?” Cuando pregunta el director de ventas, la respuesta viene de contabilidad; cuando pregunta el distribuidor, también viene de contabilidad; y hasta que llega la respuesta, el pedido espera. La cuenta corriente del distribuidor es la cuenta en la que se sigue, con los movimientos de facturas, pagos y cobros, la relación de crédito y deuda de un distribuidor con usted; la visibilidad es que todas las personas implicadas puedan ver el estado correcto y actualizado de esa cuenta.

En este artículo explicamos, a partir del software online para distribuidores de YazSis, qué significa para cada uno la información de cuenta corriente en una red de distribuidores, qué ayuda ver en el portal, cómo debe trazarse el límite entre el portal y el registro contable y qué reglas deben aclararse antes de montarlo.

El mismo saldo, tres preguntas distintas

Tres partes distintas miran la cuenta corriente del distribuidor y la pregunta de cada una es diferente. Cuando la información no está en un solo lugar, las tres intentan llegar a la misma cifra por caminos distintos.

• El distribuidor: “¿Cuál es mi saldo, qué factura no está pagada, han visto mi pago del mes pasado?”. Cada una de estas preguntas equivale a una llamada o un correo.
• El equipo de ventas: “¿Puedo abrir un pedido nuevo a este distribuidor, hay alguna factura pendiente de pago?”. Si la respuesta se retrasa, el pedido también.
• El equipo de finanzas: “¿De qué distribuidor esperamos qué pago y cuándo, qué pago se ha conciliado con qué factura?”. Si esta información está dispersa, el seguimiento del cobro depende de las personas.

Piense en el cierre de mes. Un distribuidor dice: “hay una diferencia en mis registros”. El equipo de finanzas saca el extracto y lo envía por correo; el distribuidor lo compara con su propia contabilidad y, tras varios intercambios, las dos partes encuentran de qué factura sale la diferencia. A medida que crece la red de distribuidores, aumenta también el número de estos intercambios. Abrir la cuenta corriente en la propia pantalla del distribuidor pretende eliminar de raíz buena parte de esas conversaciones.

¿Qué incluye la cuenta corriente en el portal?

El apartado de cuenta corriente y cobros del software online para distribuidores de YazSis reúne en la cuenta del propio distribuidor las conexiones de saldo, extracto, factura, pago y cobro. Cada distribuidor ve solo su propia información de cuenta corriente; el equipo central, en cambio, sigue desde un solo lugar el flujo comercial de todos los distribuidores.

1. Saldo: el estado actual del distribuidor es la primera información que verá al iniciar sesión; no hace falta llamar al equipo para saber el importe a pagar.
2. Extracto: el detalle en el que se ven en orden los movimientos de un periodo determinado, que el distribuidor puede comparar con sus propios registros. Así es fácil encontrar en qué movimiento empezó la diferencia.
3. Factura: las facturas emitidas y los documentos están accesibles sin que el distribuidor tenga que solicitarlos; no hace falta intercambiar correos para que se reenvíe una factura.
4. Pago y cobro: los pagos realizados y los movimientos de cobro se siguen junto con la factura correspondiente; el distribuidor no tiene que preguntar aparte si su pago se ha procesado.

Las conversaciones más largas con el distribuidor suelen girar en torno a cuál es la cifra correcta.

El portal muestra la información; la fuente sigue en el ERP

Para que la información de cuenta corriente sea correcta, el portal no debe llevar un libro aparte. Por eso los datos de producto, pedido, cuenta corriente y envío se sincronizan con el ERP; el portal muestra el registro del ERP dentro de los permisos del distribuidor y del equipo central. Así, lo que ve contabilidad y lo que ve el distribuidor se basan en la misma fuente; si aparece una diferencia de cifras, su causa se busca en el registro y no en el portal, y la corrección se hace desde un solo lugar. Con qué métodos y con qué sistemas se establecerán las conexiones de pago y cobro varía según la empresa y se determina conjuntamente en el trabajo de alcance.

Cinco reglas que aclarar antes de montarlo

1. ¿Con qué frecuencia se actualizará el saldo? Debe saberse desde el principio con qué intervalo se reflejan en el portal los datos procedentes del ERP; el distribuidor debe saber qué se considera “actualizado”.
2. ¿Qué documentos estarán abiertos al distribuidor? Debe estar claro cuáles de las facturas, extractos y demás documentos podrá ver el distribuidor; que un documento sensible quede visible por error daña la relación comercial.
3. ¿Quién verá el saldo? Dentro del distribuidor, el usuario que hace los pedidos y el responsable de asuntos financieros pueden no tener los mismos permisos; no está obligado a abrir la información del saldo a todos los usuarios.
4. ¿Dónde se guardan las reglas de vencimiento y de riesgo? Si hay una regla ligada al saldo para que el distribuidor pueda hacer pedidos, dónde se gestionará esa regla debe determinarse en el trabajo de alcance.
5. ¿Cómo se tramitará la reclamación? Cuando el distribuidor impugne una factura o un saldo, debe estar definido a quién y por qué canal lo comunica.

Cuando ventas y finanzas miran la misma cifra

El efecto más concreto de la visibilidad de la cuenta corriente es la reducción de la fricción. El distribuidor ve su saldo por sí mismo y no llama a su equipo; el equipo de ventas, antes de aprobar un pedido, en lugar de preguntar a finanzas ve la cuenta en su propia pantalla; y el equipo de finanzas dedica su tiempo no a dar cifras, sino a seguir los créditos que vencen. También aumenta la confianza del lado del distribuidor, porque conoce el estado de su cuenta mirando su propia cuenta y no preguntando a otra persona.

Si planea mostrar en un único portal el saldo y los movimientos de cobro de sus distribuidores, puede consultar el apartado de cuenta corriente y cobros de la página de Software online para distribuidores.