¿Cómo medir la eficacia de la formación? Los cuatro niveles de evaluación

La eficacia de la formación es la evaluación que muestra en qué medida una formación cambió los conocimientos del participante, su forma de trabajar y, al final, el resultado del trabajo. Una lista de asistencia demuestra que la formación se realizó; medir la eficacia pregunta si sirvió de algo. No es lo mismo, y en muchas empresas la segunda pregunta nunca se hace.

En este artículo explicamos paso a paso cómo organizar la evaluación posterior a la formación en cuatro niveles, qué preguntas hacer en cada nivel y cómo mantener los resultados junto al registro de formación.

La diferencia entre asistencia y eficacia

En una auditoría se suele preguntar: ¿se impartió la formación obligatoria, quién asistió, sigue vigente la certificación? Son preguntas de asistencia y cumplimiento. La dirección quiere saber otra cosa: después de la formación en carretillas elevadoras, ¿hay menos palés dañados en el almacén? Después de la formación en comunicación con clientes, ¿ha cambiado el tono de las quejas? Esa es una pregunta de impacto. Un proceso de formación sano registra ambas cosas sin mezclarlas.

Los cuatro niveles de la eficacia de la formación

El enfoque muy utilizado en recursos humanos divide la evaluación en cuatro capas. Cada capa es más difícil de medir que la anterior, pero aporta información más significativa.

1. Reacción: ¿El participante consideró la formación útil, clara y relacionada con su trabajo? Se mide con una encuesta breve justo al final de la sesión.
2. Aprendizaje: ¿El participante adquirió un conocimiento o una habilidad nueva? Se aprecia con una prueba corta o una demostración práctica antes y después de la formación.
3. Conducta: ¿Se aplica en el trabajo lo aprendido? Se observa un tiempo después de la formación mediante la observación del responsable, una lista de verificación o una inspección in situ.
4. Resultados: ¿Cambió el indicador del negocio? Se compara con datos que la empresa ya sigue, como errores, devoluciones, avisos de cuasi accidente o quejas de clientes.

Organizar la evaluación paso a paso

1. Escriba el objetivo antes de la formación

Un objetivo que no se puede medir no se puede evaluar. En lugar de “los empleados deben aprender seguridad laboral”, escriba una frase observable como “el equipo del almacén completa en su totalidad la lista de verificación previa a la carga”. Esta frase también define de antemano qué observará en el nivel de conducta.

2. Registre la situación de partida

Para comparar hace falta un “antes”. Haga una prueba previa breve antes de la formación o anote el estado actual del indicador correspondiente. Si se desconoce la situación anterior, queda en duda si un cambio observado después se debe a la formación o a otra causa.

3. Al final de la formación, aplique una encuesta breve y una prueba posterior

Mantenga breve la encuesta de reacción y envíela justo después de la formación. En la prueba posterior use preguntas parecidas a las de la prueba previa para que la diferencia se pueda leer.

• ¿En qué medida cree que podrá usar en su trabajo lo explicado?
• ¿Qué relación tenían las explicaciones y los ejemplos con su trabajo?
• ¿Hay algo que hará de otra manera en su trabajo después de esta formación? Descríbalo.
• ¿Qué tema quedó incompleto o necesita más práctica?

4. Observe la conducta pasado un tiempo

Unas semanas después de la formación, pida al responsable de la unidad que complete un breve formulario de observación o haga una comprobación in situ. Que la pregunta sea sencilla: ¿se ve la conducta que escribió en el objetivo y, si no, qué lo impide? A menudo el obstáculo no es la formación, sino la falta de equipo o la presión del tiempo.

5. Compare el resultado con el indicador y cierre el registro

Vuelva a mirar el indicador que anotó al principio. Escriba el cambio en el registro de la formación, junto con la asistencia y los resultados de las pruebas. Con este registro decidirá en el próximo plan anual si repetir la formación y si cambiar su contenido.

Errores frecuentes

• Mirar solo la encuesta de reacción y dar la formación por exitosa; una formación bien valorada puede no haber cambiado la conducta.
• Enviar la encuesta días después de la formación; la participación baja y las respuestas se vuelven genéricas.
• Guardar los resultados de las encuestas, los registros de asistencia y los datos de certificación en archivos separados; la misma tabla se rehace en cada auditoría y en cada planificación.
• No resolver el temor a que los comentarios críticos se asocien a nombres; considere una opción anónima para la retroalimentación abierta.

Mantener el registro de formación y la evaluación en un mismo lugar

Un proceso de evaluación puede empezar con formularios en papel y hojas de cálculo dispersas, pero a medida que crece el número de empleados y formaciones resulta más difícil cruzar los registros. El módulo Gestión de Formación de YazSis KurumsalPortal planifica la formación, la asigna a los participantes y envía notificaciones; registra la asistencia mediante control de asistencia, guarda los datos de certificación en el registro de formación del empleado, avisa de las certificaciones que están por vencer e informa de los índices de cumplimiento. Para las preguntas de reacción y retroalimentación posteriores a una formación, con el módulo Gestión de Encuestas se pueden preparar encuestas dirigidas o anónimas; la participación y la distribución de respuestas se siguen en el mismo portal.

Así, recursos humanos, seguridad laboral y los responsables de unidad trabajan sobre el mismo registro. Si desea organizar juntos el seguimiento y la evaluación de la formación, puede revisar los módulos en la página de KurumsalPortal y contarnos sus necesidades.