¿Cuándo hace falta software a medida? Cuando el producto estándar no alcanza

Software a medida es una aplicación web, móvil o de backoffice diseñada a partir de las reglas de negocio, los roles de usuario y las necesidades de integración de una organización. Si un producto estándar cubre su trabajo, no hace falta software a medida; lo importante es darse cuenta a tiempo de dónde se queda corto el producto estándar.

Los productos estándar son una buena solución para necesidades comunes y, a menudo, el camino más rápido. Aun así, en algunos puntos intentar que el proceso encaje en el producto sale más caro que cambiar el proceso. Las señales siguientes indican que se está acercando a ese punto.

Seis situaciones que apuntan al software a medida

1. Junto al software funciona un sistema “en la sombra”. Usa el producto estándar, pero el seguimiento real sigue haciéndose en una hoja de cálculo o en una cadena de correos. Es la señal más clara de que el producto no cubre el flujo real del trabajo.
2. Las reglas de aprobación y asignación son propias. Su flujo de solicitud, aprobación, asignación, plazo y estado cambia según el importe, la unidad o el tipo de cliente y no cabe en los flujos ya hechos.
3. Cada rol debe ver una pantalla distinta. Cliente, equipo de campo, directivo y auditor necesitan permisos y vistas distintos; la estructura de roles que ofrece el producto no lo cubre.
4. El intercambio de datos con otros sistemas es imprescindible. Los datos tienen que comunicarse con regularidad con el ERP, la contabilidad o un servicio externo, y las conexiones ya hechas no lo contemplan.
5. La dirección quiere otros indicadores. Los KPI por rol, los informes y la visibilidad de las operaciones que se necesitan van más allá de los informes estándar del producto.
6. La operación es intensa y repetitiva. Para un equipo que hace la misma operación cientos de veces al día, cada clic de más es una gran pérdida; estos equipos necesitan una interfaz de gestión eficiente.

Uno o dos de estos seis puntos quizá no lo lleven por sí solos al software a medida. Si tres o cuatro le suenan, puede haber llegado el momento de separar qué puede seguir siendo estándar y qué debe desarrollarse a medida, en lugar de forzar el producto estándar. Muchas veces el resultado es una estructura mixta: las tareas estándar, como la contabilidad o las aplicaciones de oficina, se quedan en productos estándar, y el flujo que hace diferente su negocio se desarrolla a medida para la organización.

El producto estándar todavía puede ser lo más acertado

El software a medida no es la respuesta a todos los problemas. En estos casos, seguir con un producto estándar suele ser lo más sensato:

• Su proceso encaja con el flujo habitual del sector y en esta área no quiere diferenciarse de la competencia.
• Con la configuración del producto se cubre la mayor parte de la necesidad; el pequeño hueco restante se puede gestionar a mano.
• El proceso aún no está asentado. Si está montando una actividad nueva por primera vez, probar antes con un producto estándar le enseña, a menor coste, qué necesita.
• Todavía no hay un plan para mantener y hacer evolucionar el software a medida.

El software a medida no es una entrega, sino un producto que la empresa debe hacer suyo; el día que sale a producción no termina, empieza a aprender.

Los riesgos reales del software a medida

Al decidir sobre un software a medida hay que hablar no solo de los beneficios, sino también de los riesgos. El primer riesgo es que el alcance crezca sin parar: en cada reunión se añade una petición nueva y el proyecto se convierte en una lista interminable. El segundo es que las reglas no documentadas se trasladen mal al software; si la versión actual del proceso vive de forma distinta en la cabeza de cada persona, el software copiará esa confusión tal cual. El tercero es el mantenimiento: una aplicación en producción, sin nadie que atienda las actualizaciones, las copias de seguridad y los cambios de necesidades, se queda anticuada con el tiempo. Hablar de estos tres riesgos desde el principio mantiene sano tanto el alcance como las expectativas.

¿Cómo avanza un software a medida?

En el software a medida se diseña primero el proceso, antes que la pantalla, y primero el usuario, los datos y la arquitectura de reglas de negocio, antes que la lista de funciones. En los proyectos de Software a medida de YazSis se siguen cuatro fases:

1. Descubrimiento: se levantan el objetivo, los usuarios, los datos y las reglas de negocio. Lo que se escribe en esta fase no es código, sino una comprensión compartida.
2. Experiencia y arquitectura: se diseñan el flujo de uso y una estructura técnica sostenible; se concretan los roles, el modelo de datos y los puntos de integración.
3. Desarrollo y pruebas: la aplicación se desarrolla de forma modular y se valida con escenarios reales.
4. Puesta en producción y soporte: el sistema entra en producción, se mide el uso y se mejora con la opinión de los usuarios.

El alcance puede abarcar desde aplicaciones web hasta paneles de administración, desde sistemas de solicitudes y aprobaciones hasta aplicaciones móviles, desde servicios API hasta interfaces de backoffice para equipos con mucha operación. Empezar con un solo flujo y añadir módulos con el tiempo reduce tanto el riesgo como la presión sobre el presupuesto. Cuando el primer módulo empieza a funcionar con usuarios reales, lo que debe ser el siguiente suele aparecer por sí solo; por eso, en lugar de intentar dibujar todo el sistema de una vez desde el principio, aprender avanzando es un camino más seguro.

Tres cosas que preparar antes de empezar

• Mapa de procesos: el flujo actual escrito paso a paso, con sus excepciones.
• Lista de roles: ¿quién debe poder hacer qué, quién debe poder ver qué, quién debe aprobar qué?
• Lista de conexiones: con qué sistemas intercambiará datos la nueva aplicación.

Para conocer los detalles de nuestras soluciones web, móviles y de backoffice a medida, puede visitar la página de Software a medida.