Lista de llamadas: una forma práctica de planificar el día del vendedor

A las 09:00 de la mañana, el vendedor tiene delante una larga tabla de empresas. Él mismo decide a cuál llamar, anota el resultado de la conversación en su cuaderno y la nota “volver a llamar mañana” se queda en algún rincón de su teléfono. Al terminar el día, nadie sabe con exactitud a cuántas empresas se logró contactar ni cuántas respondieron de forma favorable.

Una lista de llamadas es una cola de trabajo en la que el responsable de ventas asigna a un vendedor, en orden, las empresas elegidas según criterios como zona, sector y puntuación, y en la que el resultado de cada llamada queda registrado. En este artículo explicamos, con YazSis CRM AI, cómo la lista organiza el día del vendedor.

¿Cómo se come el día una lista desordenada?

• Qué empresa se llama primero depende de la memoria del vendedor; la más adecuada puede quedar olvidada al final de la fila.
• Dos personas pueden llamar a la misma empresa, o puede que ninguna la llame.
• Si no se anota cuándo volver a llamar a una empresa a la que no se logró contactar, ese dato se pierde.
• El responsable no puede ver qué se ha hecho sin preguntar al vendedor; para el informe hace falta una reunión al final del día.

¿Cómo transcurre un día con una lista?

1. Se arma la lista. El responsable filtra las empresas por provincia, distrito, zona industrial, sector y puntuación, y asigna la lista resultante a un vendedor.
2. Aparece la siguiente empresa. En la pantalla de llamadas, el vendedor ve la siguiente empresa de la lista; no pierde tiempo eligiendo a quién llamar.
3. Se registra el resultado. La conversación se marca como “contactada”, “no contactada”, “favorable”, “desfavorable” o “volver a llamar”; la nota y el momento de la nueva llamada se escriben en la misma pantalla.
4. La conversación favorable se convierte en oportunidad. El vendedor pasa la empresa al embudo de oportunidades; la oferta, el cobro y la correspondencia se acumulan en la misma ficha de la empresa.

En este flujo, la carga de decisión del vendedor disminuye y su atención se centra en la conversación. En lugar de pensar a qué empresa llamar, se prepara para lo que va a decir. Como además el responsable puede armar la cola de cada vendedor por separado, puede dar las zonas difíciles al vendedor con experiencia y los sectores más conocidos al que acaba de empezar; el reparto del trabajo se basa en la lista, no en la intuición.

Un lunes por la mañana

Pensemos en un ejemplo ficticio: el lunes por la mañana, el responsable de ventas elige una zona industrial de una provincia, acota el filtro de sector a metalmecánica y arma una lista aparte con los candidatos de puntuación alta. Divide la lista en dos y la asigna a dos vendedores. El primero llama a la primera empresa; la centralita no responde. Marca el resultado como “no contactada” y fija para la tarde la hora de la nueva llamada. En la segunda empresa se habla con la persona responsable y la conversación termina de forma favorable; el vendedor escribe su nota y pasa la empresa al embudo de oportunidades. Al final del día, el responsable puede leer en las fichas qué pasó con cada empresa sin llamar a nadie.

Cuatro criterios al armar la lista

• Zona: reunir en la misma lista a las empresas de una misma zona industrial también facilita planificar una visita presencial después de la llamada.
• Sector: abordar a empresas del mismo sector con el mismo marco de conversación reduce la carga de preparación del vendedor.
• Puntuación: la lista también puede armarse por puntuación; es posible reunir en una lista aparte los candidatos a los que el agente de exploración dio una puntuación alta.
• Extensión: la lista debe ser lo bastante corta para terminarse en un día; una lista que nunca se acaba baja la motivación.

El verdadero valor de la lista de llamadas empieza después de la llamada. Como el resultado, la nota y el momento de la nueva llamada se registran en la ficha de la empresa, cuando otra persona llame a la misma empresa la semana siguiente tendrá todo el historial en pantalla. Aunque cambie el vendedor, la conversación no empieza de cero. Para el cliente tampoco hay la repetición molesta de que le hagan dos veces la misma pregunta.

La diferencia también es grande para el responsable. Como las conversaciones, las oportunidades y los recordatorios están en las fichas de las empresas, en la reunión del equipo se habla de “qué empresa está lista para avanzar” en lugar de “quién llamó a quién”. En el tablero de oportunidades se marcan en rojo las oportunidades cuya fecha de cierre prevista ya pasó; la oportunidad que envejece en silencio se hace visible.

La empresa a la que no se logró contactar y el registro del resultado

A algunas empresas de una lista no se las alcanza en el primer intento: la centralita está ocupada, la persona responsable está en una reunión. En ese caso, decir “ya miraré luego” equivale, en la práctica, a perder la empresa. El método correcto es marcar el resultado “no contactada” y escribir en ese mismo momento cuándo volver a llamar. Así la empresa no desaparece de la lista y la hora de la nueva llamada queda registrada. Por eso el registro del resultado es la parte más valiosa de la lista.

La titularidad también forma parte de la lista. Una empresa candidata puede ser asumida por un vendedor, devuelta a la bolsa común o asignada de forma masiva. Así, la respuesta a “¿quién se ocupa de esta empresa?” está siempre en la ficha, y disminuye el riesgo de que dos personas llamen a la misma empresa sin saberlo una de la otra.

¿Hace falta también en un equipo pequeño?

Para un equipo de dos o tres personas, una tabla suele parecer suficiente. La diferencia aparece en el registro del resultado: en la tabla, escribir el resultado queda a la buena voluntad de cada uno; en la lista, la pantalla de llamadas ofrece campos listos para el resultado, la nota y el momento de la nueva llamada. Incluso en equipos pequeños, este orden reduce las empresas que se pierden y las devoluciones de llamada olvidadas. Cuando el equipo crezca, el hábito ya estará hecho: el vendedor que llegue abrirá la lista que se le asignó y empezará a trabajar, en lugar de preguntar por información que está en la cabeza de otra persona.

YazSis CRM AI se usa hoy en el propio centro de soporte y ventas de YazSis. El alcance de una instalación adaptada a su organización lo definimos juntos después del análisis de necesidades. Puede consultar las listas de llamadas, el mapa de empresas y el embudo de oportunidades en la página de YazSis CRM AI.